Dokumenten-Management (DMS)

Eine weitere, wesentliche Komponente des Enterprise Content Management ist der Umgang mit Dokumenten aller Art. Diese können bereits in elektronischer Form vorliegen, aber in der Praxis spielen nach wie Papierdokumente und Faxe eine große Rolle.

Ziel ist es, alle relevanten Informationen so bequem wie möglich auffinden zu können und sicher zu archivieren. Weiterhin sollen Änderungen dokumentiert und spezifische Zugriffsrechte festgelegt werden. Arbeitsabläufe und Freigabeprozesse können über Workflows ganz erheblich gestrafft werden. Nicht zuletzt können mit geeigneten Systemen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) eingehalten werden, so dass auch steuerlich relevante Unterlagen digital archivierbar werden.

Über die Integration von Dokumentenscannern lassen sich auch größte Dokumentenmengen in akzeptabler Zeit verarbeiten. Ebenso kann die E-Mail-Korrespondenz mit in das Gesamtarchiv einbezogen werden – so lassen sich ungeachtet des Kommunikationskanals alle zu einem Vorgang relevanten Informationen recherchieren. Eine zuverlässige Langzeitarchivierung wird mittels sogenannter COLD-Verfahren (Computer Output On Laserdisc) sichergestellt.

Ein DMS sollte sich dabei so gut wie möglich in die bereits bestehenden Abläufe und Systeminfrastrukturen integrieren. Wenn die Nutzer gerne mit einem System arbeiten und die Vorteile erkennen, wird sich die Investition sehr bald amortisieren. Auch hier liegt unser Schwerpunkt in der Analyse, Auswahl und Beratung möglicher Systeme vornehmlich im Open Source-Umfeld. Neben einer aktuellen Marktkenntnis kennen wir etliche der Systeme aus der Praxis und finden die für Sie optimale Lösung.

Wir verfügen über Erfahrung mit folgenden Dokumenten-Management-Systemen:

• agorum core
• Alfresco
• bitfarm-Archiv
• O3Spaces

Dabei sind die Grenzen zu (Enterprise-)Content Management Systemen teilweise fließend, so ist etwa in Alfresco eine leistungsfähige Portalkomponente bereits integriert. Dokumentationen, Handbücher oder Marketingmaterialien können somit mit einem Klick an allen benötigten Stellen veröffentlicht werden, etwa im Intranet, auf Webseiten für Vertriebspartner und dem allgemeinen Web-Portal.